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Consejos para organizar un evento y que tenga éxito

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Si estás a punto de organizar un evento y quieres que este tenga éxito, cuidar los detalles será esencial. Planificar eventos de empresas, fiestas o bodas con resultados impactantes comienza desde aspectos a cuidar como el lugar, la comida, la bebida, la música…

Tipos de eventos

Conocer qué tipo de evento se celebrará es básico, sobre todo si queremos invertir tiempo de calidad en nuestro proyecto tomando decisiones correctas. Si el evento es de carácter personal, puedes hacerte una idea más clara de lo que quieres, definir el tipo de evento, el concepto, las necesidades y llevarlo a la práctica.

Pero si se tratase de la celebración de un tercero, valdrá la pena definir el briefing para conocer las expectativas del cliente.

Briefing para eventos

No importa que tan pequeño o grande sea el evento. Siempre es necesario tener información clara sobre las particularidades del evento.

Para hacerlo más profesional, es posible extender un briefing a modo de test con el propósito de conocer más datos del evento y ser capaces de estar a la altura de las indicaciones.

Por cierto, para escribir un briefing del evento este no tiene que tener un enfoque estrictamente profesional. También puedes desarrollar esta guía si tu intención es llevar a cabo un evento de orden más personal.

Cuestionario de briefing para definir las particularidades del evento:

-A qué público va dirigido el evento.
-Ideas o planteamientos del cliente que ayuden a definir el concepto.
-Fecha prevista del evento.
-Lugar donde se llevará a cabo el evento.
-Número de invitados
-Presupuesto total.
-Actividades y etapas del evento.
-Otras directrices y pedidos especiales.

Elegir sabiamente la fecha

Decidir la fecha ideal también es una de las claves para que este evento tenga éxito. Es decir, si estás planificando bodas Ibiza, por ejemplo, asegúrate de que la fecha no coincida con otro evento importante en verano.

De este modo, podrás asegurar la presencia de todos los invitados.

Contar con un plan B (Plan de emergencia)

No se debe dar todo por sentado: anticipación y acción son determinantes para conseguir el éxito. Organizar el evento por etapas, entregar las invitaciones a tiempo, reservar la comida con antelación, la música, el local, entretenimiento, bebidas no alcohólicas, cócteles y postres.

Además, es necesario contratar la decoración del lugar con tiempo suficiente para que todo sea acorde a las exigencias del evento.

Si el evento se realizará en un local o en exteriores, hay que estar preparados para algún cambio o inconveniente. También vale la pena contactar con dos o más proveedores para calcular los costos y contar con un plan de emergencia en caso de que tu proveedor principal cancele.

Con respecto a la comida, puedes solicitar diferentes presupuestos de catering Mallorca para verificar los menús y servicios disponibles.

Cuidar el desarrollo del evento

Tu trabajo no termina hasta que el evento concluya. Para que todo resulte como se planificó hasta el último minuto, vigila cada etapa de la fiesta, que todo marche bien y que cada actividad se desarrolle con éxito.

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