Gracias al gran desarrollo tecnológico que hemos experimentado durante los últimos años, tenemos acceso a programas informáticos capaces de llevar a cabo las tareas relacionadas con el departamento de recursos humanos con gran facilidad. Este software, aunque bastante útil, todavía no se ha incorporado en todos los entornos empresariales por el desconocimiento que existe acerca de su funcionamiento y de las ventajas que pueden ofrecernos. Es por ello que, a lo largo de esta entrada, vamos ayudarte en tu elección mostrándote los criterios a tener en cuenta a la hora de decantarte por una de estas soluciones informáticas para empresas.
Contenidos
¿Qué son los software de Recursos Humanos?
Podemos entender comosoftware de Recursos Humanos a todas aquellas soluciones digitales capaces de administrar y de optimizar las diferentes tareas diarias que debe gestionar un departamento de personal, facilitando así la consecución de los objetivos por parte de la organización. Trabajar con un programa de recursos humanos implica grandes ahorros de tiempo gracias a su capacidad para automatizar procesos y facilitar mejores planificaciones y organizaciones de los recursos. Destacar también las contribuciones que hace en las tomas de decisiones.
Tipos de software de RRHH
Entre los diferentes tipos de software de RRHH que podemos encontrar, tenemos:
- Gestión de vacaciones: ayuda en los procesos de solicitud de vacaciones de los empleados, así como llevar el recuento de sus ausencias y la aprobación y gestión de las mismas por parte de la empresa. Conforma también una plataforma adaptada a la visualización en tiempo real de los empleados que están de vacaciones.
- Control horario: estos programas facilitan el acceso a los registros de los empleados, así como de sus representantes, la Seguridad Social y/o la Inspección de Trabajo. Muy demandados en España debido a la ley de control horario de 2019, en la que se exige el registro de los horarios de entrada y de salida diarios de los empleados. Un ejemplo de este tipo de software se trata de las App reloj checador laboral.
- Evaluación del desempeño: elste software resulta de gran utilidad a la hora de conocer la productividad de los empleados, así como para definir posibles acciones en función de los resultados que hayan obtenido. Dichas soluciones se ofrecen en formularios de varios tipos: evaluación 360º, evaluación mánager-empleado, autoevaluación… entre otros.
- Gestión de notas de gastos: estos programas facilitan un mayor control sobre los gastos derivados de las actividades realizadas por los empleados, tales como dietas, pernoctaciones y kilomeytraje. Estas soluciones permiten la digitalización tanto de facturas como de los recibos, mejorando así el acceso y la gestión de los mismos por parte de la empresa.
4 criterios para elegir un software de Recursos Humanos
En los siguientes apartados vamos a listarte los diferentes criterios a tener en cuenta a la hora de elegir un programa informático de recursos humanos:
Automatización de procesos manuales
Por lo general, los departamentos de RRHH deben llevar a cabo numerosas tareas manuales que, debido a su compleja naturaleza, inducen a los trabajadores a cometer errores que acaban no solo por entorpecer la productividad, sino que también suponen un gasto para la empresa. Un buen software de recursos humanos deberá ser capaz, así, de automatizar todas estas tareas para evitar los errores humanos y garantizar el mayor nivel de productividad posible.
Capacidad de autogestión por parte de la plantilla
Cada vez son más los casos en los que la plantilla de una organización deba llevar a cabo sus trabajos fuera de la oficina. Es por ello que se recomienda contar con una solución informática, preferiblemente en la forma de un software de recursos humanos, que permita a los empleados permanecer conectados a la organización desde cualquier lugar y en cualquier momento, facilitando de esta manera su autonomía y la rapidez a la hora de llevar a cabo diferentes tareas.
Considera el tamaño de la compañía
A la hora de decantarte entre los diferentes software de RRHH disponibles en el mercado, deberás prestar atención también a la capacidad de escalabilidad que estos pueden ofrecer. Por lo general, cualquiera de estos programas tendrá un coste económico que dependerá del número de personas que conforma la empresa, factor muy a tener en cuenta a la hora de elegir una de estas soluciones para su posterior integración.
Seguridad y almacenamiento de la información
El sistema de almacenaje de la información que emplée el programa de recursos humanos deberá ser capaz de recoger todos los datos de la empresa, así como protegerlos frente a posibles ataques cibernéticos. La mejor alternativa para alcanzar el mejor nivel de seguridad posible es dar con un software que cuente con protocolos de seguridad en la nube, lo que garantizará la confidencialidad de la información contenida en el mismo.
Si aplicas todos estos criterios en tu búsqueda del software de RRHH ideal, encontrarás rápidamente una solución informática que te permita sacar el máximo provecho de todas sus funciones, garantizando al mismo tiempo el correcto funcionamiento de la empresa, así como la mejora general de su productividad.