Organizar a los trabajadores de una empresa no es una tarea sencilla, en especial para aquellas que cuentan con diversos turnos de trabajo, una cantidad considerable de trabajadores y sobre todo épocas con altas y bajas en la producción.
La mejor forma de lograrlo es utilizando calendarios de turnos, es decir, un formato donde puedes definir durante un periodo de tiempo específico, qué personal debe trabajar en un turno específico.
Establecer un calendario de este tipo no es una tarea sencilla, es necesario tomar en cuenta diversos factores. Por suerte, hoy en día existen software que te pueden ayudar con esta gestión, aún así, aquí te brindamos las pautas básicas necesarias para poder realizar tu propio calendario.
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Define un periodo de tiempo
Lo primero que debes hacer es definir un lapso de tiempo en el cual se va a implementar el nuevo calendario de turno. Este puede ser por una semana, un mes, un trimestre, etc. El periodo de tiempo puede variar según las necesidades de la empresa.
No todas las empresas tienen el mismo rendimiento en su producción durante todo el año, por lo que habrá épocas donde necesites maximizar el tiempo de cada trabajador en los diferentes turnos y otras donde incluso, podrás prescindir de algún turno como el nocturno, por ejemplo.
Determina los turnos de trabajo
La gestión de turnos es uno de los pasos más importantes, ya que debes considerar el pago de los empleados en horas nocturnas o mixtas, además de organizar sus días de descanso, respetar los horarios máximos permitidos por ley, entre otros factores, por lo que no es una tarea sencilla.
Para esto lo primero que debes hacer es definir cuántos turnos de trabajo implementarás en tu empresa, de tal forma que puedan cubrir la demanda latente en el momento. Por lo general, se manejan 3 turnos laborales, aunque esto dependerá de la empresa y las distintas áreas.
Al tener definido este aspecto, es momento de comenzar a ensamblar el calendario de turno, para esto lo aconsejable es definir un número para cada uno de los distintos turnos que has diseñado.
Organizar a los trabajadores
Los trabajadores deben de estar informados sobre los cambios de turno, así como de cuál turno deben cubrir. Puedes optar por asignar turnos fijos a cada empleado, de esta forma cada uno deberá cumplir el mismo horario siempre.
También puedes organizarlos por turnos variables o mixtos, esto depende en gran medida de los trabajadores, sus preferencias y especialmente en el cumplimiento del contrato firmado al iniciar sus labores dentro de la empresa.
Ten en cuenta que debes considerar el día libre de cada empleado, que los turnos mixtos tengan un espacio de tiempo suficiente entre los cambios para que un empleado que termina su turno nocturno no ingrese inmediatamente al turno diurno, por ejemplo.
Software de gestión de calendarios de turnos
Afortunadamente, hoy en día existen software que te pueden apoyar con esta labor. Ya teniendo las pautas básicas a considerar, tan solo queda vaciar esta información en la base de datos del software que optes por adquirir, este te guiará paso a paso sobre lo que debes hacer.
Los software de gestión de calendarios no se limitan a organizar los turnos de trabajo y los empleados, también cuentan con diversas opciones que te ayudarán en todo el proceso como en los cálculos de nómina de cada empleado, pagos de horas extras, entre otros aspectos.
Puedes definir reglas o parámetros como por ejemplo que los trabajadores no excedan el turno de noche más de 2 veces por semana. También que el día de descanso de cada trabajador sea fijo o sea en un día de semana, esto por citar algunos ejemplos.
También cuentan con portales web para que los usuarios puedan ingresar y consultar los turnos de trabajo a los cuales fueron asignados, de esta forma sabrán con anticipación y así podrán organizar su vida personal y laboral.